การฝึกอบรมเป็นกิจกรรมเพิ่มทักษะและความรู้ที่ได้รับความนิยมทั้งจากปัจเจกบุคคล องค์กร และบริษัทต่าง ๆ ในขณะ
ที่ภาครัฐก็ให้ความสำคัญต่อการฝึกอบรมเช่นกัน ทั้งนี้ สิ่งที่สำคัญสำหรับผู้เตรียมงานในกรณีที่ดำเนินการจัดฝึกอบรมเอง คือการจัดทำสื่อการฝึกอบรม หรือเอกสารประกอบการฝึกอบรม (Training Material) ซึ่งมีสิ่งที่ต้องทำหลัก ๆ ดังนี้
5 องค์ประกอบที่สำคัญ
- กำหนดวัตถุประสงค์: ผู้จัดทำเอกสารประกอบการฝึกอบรมต้องระบุให้ชัดเจนว่า ต้องการพัฒนาผู้เข้าฝึกอบรมในด้านใด เช่น ต้องการเปลี่ยนทัศนคติ หรือต้องการเพิ่มทักษะในการทำงาน เป็นต้น
- จัดทำเนื้อหา: ต้องจัดทำเนื้อหาตามวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรม เช่น การเน้นทฤษฎี เน้นการปฏิบัติ หรือให้มีเนื้อหาทั้ง 2 อย่างเท่า ๆ กัน นอกจากนั้น เนื้อหาของหลักสูตรควรใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่มีความซับซ้อน
- ปรับแต่งเนื้อหาให้เหมาะกับผู้เข้าฝึกอบรม: เนื้อหาของหลักสูตรต้องสอดคล้องกับผู้เข้าฝึกอบรม เช่น ผู้เข้าฝึกอบรมเป็นกลุ่มที่ทำงานในสำนักงาน กลุ่มนักเรียน นักศึกษา หรือประชาชนทั่วไป เป็นต้น
- จัดหาสื่อต่าง ๆ มาเสริมกับเนื้อหา: การใช้เพียงคู่มือหรือเอกสารอาจไม่เพียงพอต่อการทำให้ผู้เข้าฝึกอบรมเข้าใจรายละเอียดของเนื้อหาการฝึกอบรมได้ไม่ครบถ้วน ดังนั้น จึงควรเลือกสื่อต่าง ๆ ที่เหมาะกับผู้เข้าฝึกอบรมเข้ามาเสริม เช่น ภาพกราฟิก ตาราง วิดีโอ และเครื่องมือภาพอื่น ๆ
5. จัดทำแผนการฝึกอบรม: โปรแกรมการฝึกอบรมประกอบด้วยข้อมูลต่าง ๆ เช่น ตารางหัวข้อการฝึกอบรม วันและระยะเวลาฝึกอบรม รายชื่อวิทยากร และสถานที่ฝึกอบรม เป็นต้น